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O processo de planejamento e organização de eventos envolve grandes fases para seu acontecimento e planejar um evento de qualquer tamanho é ganhar agilidade no desempenho e melhorar a eficiência.

Planejamento de eventos

Planejamento de Eventos Um processo de planejamento e organização de eventos envolve grandes fases para seu acontecimento e planejar  um evento de qualquer tamanho é ganhar agilidade no desempenho e melhorar a eficiência.

A primeira delas é a concepção do evento que envolve a incorporação da ideia. Esse é o momento de verificar as necessidades reais do evento, coletar informações, estimativas, recursos e técnicas. A segunda é o pré-evento e consiste numa fase essencial onde serão definidos atividades e detalhamentos do projeto. Também serão definidos objetivos tanto gerais quanto específicos além de previsão de resultados. A terceira fase é o próprio evento, onde acontecem as atividades anteriormente propostas. Já no pós evento ocorre o processo de encerramento, avaliação técnica do evento e seus participantes. É nesse último momento que são feitos relatórios e observados resultados para identificar pontos fortes e também pontos fracos do evento.

Um planejamento criterioso envolve:
– Objetivos
– Público alvo
– Estratégia
– Recursos
– Implantação
– Fatores condicionantes
– Acompanhamento e administração
– Avaliação

No campo objetivo é onde se determina o que é pretendido com aquele evento, quais são as expectativas e o que se deseja alcançar, é nessa mesma etapa que se justifica o motivo pelo qual o evento deve acontecer.  É muito importante ter em mente qual é o seu público, seja ele interno ou externo, pois, suas estratégias vão depender desse público para que seja feito exatamente o que o atrai.

Os recursos de um evento vão de qualquer mão de obra, material ou até mesmo orçamento que será utilizado nesse evento. Após essas etapas é necessário fazer a implantação, descrever procedimentos e aprovações do projeto, para que sejam tomadas decisões de quais são os fatores que condicionam a realização.

É importante também sempre manter um acompanhamento, uma coordenação de todo o processo de organização e execução do evento. Após o evento, é feito um relatório e uma espécie de prestação de contas.

Tão importante quanto os processos para a criação de um evento é o título desse evento, pois o nome facilita a divulgação e a memorização dos detalhes do evento. Também é importante definir local, data e duração do evento de acordo com o público alvo. É essencial que o tema, programação e formato estejam bem alinhados, afinal, todas as peças de um evento precisam conversar entre si.

Tami Serra

Tami Serra

Atleticana, libriana, canhota e mineira. Publicitária em formação, atuante na área de planejamento estratégico e criativo, apaixonada por redação, palpiteira em redação e gamada em tecnologia. É possível me encontrar em quase todas as redes sociais e sempre com o mesmo nick.